Omogočili smo celovit sistem za zbiranje, obdelavo in upravljanje podatkov obiskovalcev ter enostavno kreiranje in upravljanje akreditacij. Primeren je za konference, sejme, poslovne dogodke in druge večje prireditve. 🎪
Preko spletne pisarne lahko organizator enostavno vnaša in ureja podatke akreditiranih oseb in ima možnost množičnega uvoza podatkov. V realnem času lahko spremlja število izpolnjenih prijav za posameznega partnerja ter ima jasen pregled nad številom izdanih, potrjenih in še neizpolnjenih akreditacij.
Vnos partnerjev in zahtevanih podatkov 🤝
V portalu je mogoče ustvariti različne skupine (npr. Press, Razstavljavci). Za posamezne skupine lahko organizator določi številčne in časovne omejitve – do katerega datuma in za koliko oseb je partnerjem dovoljen vnos podatkov. Prav tako je mogoče za posamezno skupino določiti obvezna podatkovna polja, kot so fotografija osebe, e-poštni naslov, telefonska številka in druga relevantna polja glede na potrebe dogodka.
V naslednjem koraku organizator doda partnerja ter ga razvrsti v predhodno ustvarjeno skupino, za katero veljajo določena pravila in omejitve.
Pri posameznem partnerju je mogoče vključiti tudi funkcijo potrjevanja gostov, kar pomeni, da akreditacija ni aktivna, dokler organizator vnesenih oseb ne pregleda in potrdi. Na ta način je zagotovljen dodatni nadzor nad izdajo akreditacij ter posledično večja preglednost nad udeleženci dogodka.
Povezava za izpolnjevanje podatkov 🔗
Ko so nastavitve urejene, lahko organizator iz sistema posreduje unikatno povezavo, prek katere partner samostojno vnese zahtevane podatke o svojih zaposlenih oziroma gostih.
Na ta način se administrativno breme organizatorja bistveno zmanjša v primerjavi s standardnimi postopki zbiranja podatkov, partner pa pridobi neposreden vpogled v že vnesene podatke ter v razpoložljive kapacitete za svojo organizacijo. Sistem tako omogoča večjo učinkovitost, preglednost in boljšo organizacijo celotnega procesa akreditiranja.
Kreiranje in tisk akreditacij 🖨️
Sistem omogoča enostavno pripravo končnih dokumentov brez potrebe po dodatni opremi. Zbrani podatki se skupaj s prostorom za navodila in QR kodo za preverjanje samodejno oblikujejo v dokument, ki je pripravljen za takojšen tisk. Akreditacije je tako možno neposredno iz sistema natisniti na A4 papir, ga prepogniti ter vstaviti v namensko ovojnico za akreditacije. Po potrebi pa je akreditacije mogoče natisniti tudi na plastične kartice.
Sistem akreditacij, enako kot naš ticketing, omogoča izvedbo check-ina na vhodu prizorišča, pregled realiziranih obiskov ter po potrebi ustvarjanje in tisk akreditacij neposredno na recepciji dogodka.
Več o naših rešitvah in referencah najdete na povezavi 👉 Klik, za vprašanja pa smo na voljo na info@olaii.com